Flottenelektrifizierung angehen

Wie können Unternehmen ihre Flotte auf E-Mobilität umstellen? Dieser Leitfaden begleitet sie Schritt für Schritt: von der Planung über die etappierte Umsetzung bis zum Change Management – und nimmt die Mitarbeitenden von Beginn an auf die Reise mit.

Gut geplant zur E-Flotte: Eine ausführliche Flottenanalyse, messbare Umsetzungsziele, ein tragfähiges Ladekonzept und ein vorausschauendes Change Management sind die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Flottenelektrifizierung.

Dieser Leitfaden führt Unternehmen Schritt für Schritt durch den Umstellungsprozess. Während der Planung identifizieren diese auf Basis einer ersten Machbarkeitsprüfung mögliche Wege zur Elektrifizierung der Unternehmensflotte. Die Umsetzung erfolgt anschliessend in Etappen. So lassen sich Erfahrungen aus jeder Phase sammeln und direkt für die Optimierung der nächsten Schritte nutzen.

Ein weitsichtiges und proaktives Change Management begleitet zudem den gesamten Prozess: Unternehmen informieren Mitarbeitende laufend über Veränderungen, neue Abläufe und Verantwortlichkeiten. Dies fördert die Akzeptanz, motiviert die Belegschaft und unterstützt eine nachhaltige Integration der E-Mobilität in den Unternehmensalltag.

Planung

Wer seine Flottenelektrifizierung effizient plant, prüft zunächst die Machbarkeit. Dabei empfehlen sich folgende Schritte:

Mit einer Flottenanalyse verschafft sich das Unternehmen einen ersten Überblick über die bestehende Fahrzeugflotte, die Fahr- und Nutzungsprofile sowie bereits vorhandene Ladeoptionen. Die Analyse bildet die Grundlage für eine etappierte Umsetzung und zeigt auf, welche Fahrzeuge zu Beginn ohne grossen Aufwand ersetzt werden können.

Das Unternehmen führt folgende Schritte im Rahmen einer Flottenanalyse durch:

Segmentierung der Flotte

Die Segmentierung der Flotte ermöglicht ein klares Verständnis der verschiedenen Fahrzeuggruppen innerhalb eines Unternehmens. Dabei betrachtet das Unternehmen folgende Kriterien:

Einsatzzweck der Fahrzeuge (z.B. Aussendienst oder Lieferdienst)
Einsatzart (z.B. Poolfahrzeug oder Dienstwagen)
Art der Nutzung (Geschäfts- oder Privatfahrten)
Haltedauer (Nutzungszeit eines Autos bis zum Austausch)
Einsatzgebiet (regional, national oder international)

Ergänzend können für ein Unternehmen funktionale Eigenschaften wie die maximale Nutzlast oder die Anzahl der Sitzplätze eines Fahrzeugs relevant sein.

Analyse der Fahr- und Nutzungsprofile

Auf die Segmentierung folgt die Analyse der Fahr- und Nutzungsprofile – je nach Bedürfnis eines Unternehmens entweder auf Ebene einzelner Fahrzeuge oder ganzer Segmente. Das Unternehmen analysiert folgende Aspekte der Fahrzeugnutzung:

tägliche und jährliche Fahrstrecke, einschliesslich saisonaler Schwankungen (Laufleistung)
zeitliche Nutzungsmuster, z.B. werktags, rund um die Uhr oder im Schichtbetrieb
typische Fahrstrecken, z.B. während der Arbeitszeit, zwischen Einsätzen, Pendeldistanzen oder Privatfahrten
Dauer der Standzeiten, insbesondere deren Eignung zum Laden

Aufschlussreiche Daten für die Analyse der Fahr- und Nutzungsprofile gewinnt das Unternehmen aus unterschiedlichen Quellen:

Betriebliche Unterlagen: Fahrtenbücher, Tankkarten oder Serviceberichte liefern wertvolle Informationen über Fahrverhalten und Fahrzeugnutzung.
Telematik-Systeme und GPS-Tracker: Sie ermöglichen eine präzise Erfassung von Fahrstrecken, Standzeiten und Nutzungsmustern.
Befragungen von Mitarbeitenden: Sie liefern qualitative Einblicke in typische Fahrprofile und den Bedarf an Ladeoptionen.
Temporäre Datenlogger: Diese können in ausgewählten Fahrzeugen eingesetzt werden, um detaillierte fahrzeug- und betriebsspezifische Daten zu erfassen.
Externe Unterstützung: Bei Bedarf kann die Datenerhebung und -analyse durch externe Dienstleistende erfolgen.

Die Ergebnisse der Flottenanalyse zeigen, welche dienstlichen Fahrstrecken die Fahrzeuge eines Unternehmens zurücklegen. Sie liefern aber auch Informationen zu möglichen Pendlerstrecken und privaten Fahrten der Mitarbeitenden. Denn eine intensive private Nutzung kann die Einstellung der Mitarbeitenden zur Elektrifizierung der Flotte beeinflussen, insbesondere wenn sie Einschränkungen wie geringere Reichweiten oder unzureichende Lademöglichkeiten befürchten.

Ladeoptionen berücksichtigen

Das Unternehmen prüft frühzeitig die Ladeoptionen für die elektrische Flotte – am Firmenstandort, unterwegs und am Wohnort der Mitarbeitenden. Das Unternehmen erfasst dazu die Anzahl geeigneter Parkplätze und vorhandene Ladepunkte am Standort.

Aber auch Miet- oder Eigentumsverhältnisse bei Unternehmensstandorten gilt es zu beachten. Je nach Situation klärt das Unternehmen, welche Parteien für die Errichtung von Ladestationen einzubeziehen sind. Fehlen Ladepunkte am Firmenstandort, empfiehlt es sich, zunächst Fahrzeuge zu elektrifizieren, für die bereits bei den Mitarbeitenden zu Hause eine Lademöglichkeit besteht oder sich einfach realisieren lässt.

Priorisierung der Flotte

Mithilfe der vorangegangenen Analysen können Unternehmen für jedes Fahrzeug bzw. für Teile der Flotten die Priorität zur Elektrifizierung definieren:

Priorität 1: Die Elektrifizierung lässt sich kurzfristig umsetzen, da Ladeoptionen bereits vorhanden sind und eine Ladeinfrastruktur am Firmenstandort entweder nicht nötig ist oder mit minimalem Aufwand umsetzbar.
Priorität 2: Die Elektrifizierung ist grundsätzlich möglich, erfordert jedoch den Aufbau von Ladeinfrastruktur am Firmenstandort oder die Klärung der Lademöglichkeiten zu Hause bei den Mitarbeitenden.
Priorität 3: Die Elektrifizierung ist derzeit nicht realisierbar oder mit erheblichen Herausforderungen verbunden. Dazu zählen der Bedarf an Schnell-Ladestationen, offene Finanzierungsfragen, unzureichende Reichweiten oder fehlende Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Das Tool «Ladebedarfsrechner für Flotten» hilft Unternehmen dabei, eine erste Prüfung der Machbarkeit vorzunehmen und darauf aufbauend eine Flottenanalyse sowie ein Ladekonzept zu erstellen.

Auf Grundlage der Flottenanalyse können Unternehmen konkrete, individuelle Ziele zur Umsetzung der Flottenelektrifizierung ableiten. Um ein Zielbild festzulegen, sollte sich das Unternehmen folgende Fragen stellen:

Welche Fahrzeuge werden elektrifiziert?
Wann und wie schnell soll die Umstellung stattfinden?
Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
Welche gesetzlichen Vorgaben gilt es zu beachten?
Welche möglichen zukünftigen Entwicklungen sind zu berücksichtigen?

Das Unternehmen legt zudem fest, in welche Unternehmens- und Nachhaltigkeitsziele die Flottenelektrifizierung einzahlt. Ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht, soll messbar sein. Das Unternehmen definiert dazu, wie und wann es den Fortschritt überprüft – beispielsweise mithilfe von Indikatoren. Mögliche Key Performance Indicators (KPIs) sind:

der Elektrifizierungsanteil an der Gesamtzahl der Fahrzeuge oder an den gefahrenen Kilometern,
die Menge eingesparter CO₂-Emissionen pro Personenkilometer oder
der Anteil eingesparter Kosten gegenüber einer Flotte bestehend aus Verbrennern.

Das Unternehmen berechnet die eingesparten Kosten anhand der TCO (Total Cost of Ownership) – also anhand der Gesamtkosten, die mit dem Besitz und Betrieb eines Fahrzeugs verbunden sind. Das Tool «Ladebedarfsrechner für Flotten» bietet Unternehmen die Möglichkeit, eine erste TCO-Berechnung für eine E-Flotte durchzuführen und sich damit einen Überblick über potenzielle Einsparungen zu verschaffen.

Das Unternehmen bindet alle Unternehmensfunktionen ein, die von der Einführung der Elektromobilität betroffen sind oder deren Fachkompetenz für den Prozess relevant ist. Dafür klärt das Unternehmen die Rollen, Zuständigkeiten und Prioritäten für die verschiedenen Phasen.

Je nach Unternehmensgrösse sind diese Rollen in einer Person gebündelt oder auf mehrere Fachgebiete verteilt. In kleineren Organisationen übernehmen die Geschäftsleitung oder eine Schlüsselperson häufig mehrere dieser Funktionen. In mittleren oder grösseren Unternehmen empfiehlt es sich dagegen, die Rollen zu verteilen. Insbesondere bei fehlendem Know-how sollten die Unternehmen externe Fachunterstützung hinzuziehen.

Das Unternehmen bindet folgende zentrale Stakeholder und betroffene Abteilungen in den Prozess ein:

Geschäftsleitung (z. B. zur strategischen Zielsetzung, Ressourcenfreigabe, Kommunikation nach innen und aussen)
Flottenmanagement (z. B. zur Flottenanalyse, Auswahl geeigneter E-Fahrzeuge, Einsatzplanung)
Facility Management (z. B. zur Standortanalyse von Ladepunkten, Abstimmung mit Netzbetreibern, zum Bau und Betrieb der Ladeinfrastruktur)
Beschaffung/Einkauf (z. B. zur Fahrzeugbeschaffung, Auswahl von Ladehardware und Dienstleistungen, Vertragsverhandlungen)
Fahrzeugnutzerinnen und Fahrzeugnutzer (z.B. für Rückmeldungen zur Alltagstauglichkeit, Teilnahme an Umfragen zur Lademöglichkeit am Wohnort, Teilnahme an Schulungen und Pilotprojekten, Feedback zu Lade- und Fahrverhalten)
Personalabteilung (z. B. zur Information und Schulung der Mitarbeitenden, Anpassung von Richtlinien/Dienstwagenreglement)
Arbeitssicherheits- und Versicherungsverantwortliche (z. B. zur Prüfung der Sicherheitsstandards, Anpassung des Versicherungsschutzes, Schulung zu Notfällen)
Unterhaltsmanagement (z. B. zur Wartung und Serviceorganisation, Koordination mit Werkstätten, Monitoring der Betriebskosten)

Die externen Stakeholder eines Unternehmens sind bei der Realisierung von Ladeinfrastruktur in Unternehmen von besonderer Relevanz. Das Werkzeug «Ladeinfrastruktur im Unternehmen realisieren» liefert dazu ausführliche Informationen.

Mit der Erarbeitung des Ladekonzepts ebnet das Unternehmen den Weg für die Planung der nötigen Ladeinfrastruktur. Die Ergebnisse der Flottenanalyse dienen dabei als Basis. Darauf aufbauend berechnet das Unternehmen den Energiebedarf der Fahrzeuge und ermittelt den Ladebedarf an den relevanten Standorten, z. B. am Hauptsitz, in Filialen, Aussenstellen, am Wohnort der Mitarbeitenden oder unterwegs. Anschliessend legt es fest, wie viele Ladepunkte mit welcher Ladeleistung erforderlich sind.

Für das Unternehmen ist es empfehlenswert, langfristig zu planen und die Infrastruktur so flexibel und skalierbar wie möglich zu gestalten. Vertiefte Informationen zu den technischen und infrastrukturellen Anforderungen am Firmenstandort finden Unternehmen im Werkzeug «Ladeinfrastruktur im Unternehmen realisieren».

Die folgenden Schritte zeigen, wie das Unternehmen die Planung der Flottenelektrifizierung strukturiert umsetzen kann – entweder auf Ebene einzelner Fahrzeuge oder ganzer Fahrzeugsegmente:

Ladebedarf ermitteln

Um den Ladebedarf der Unternehmensflotte zu bestimmen, berechnet das Unternehmen zunächst den täglichen Energieverbrauch der Fahrzeuge auf Basis der zurückgelegten Strecken (Fahrleistung), einschliesslich möglicher Pendeldistanzen. Der Energieverbrauch in kWh ergibt sich dabei aus dem Stromverbrauch der Fahrzeuge multipliziert mit den zurückgelegten Kilometern.

Ladeorte und Ladestrategie definieren

Im nächsten Schritt bestimmt das Unternehmen, wo und wie die einzelnen Elektroautos laden. Pool- und Dienstfahrzeuge laden in der Regel am Firmenstandort, bei Bedarf auch am Einsatzort oder an allgemein zugänglichen Ladestationen. Geschäfts- und Aussendienstfahrzeuge, die Mitarbeitende auch privat nutzen, laden dagegen teilweise oder vollständig zu Hause. Das Unternehmen muss dabei jedoch ausreichend Ladeleistung einplanen, damit die Fahrzeuge am Ende jedes Arbeitstages genügend Energie für die Rückfahrt haben.

Ladeinfrastruktur dimensionieren

Basierend auf dem geschätzten Energiebedarf der Flotte sowie der Ladestrategie definiert das Unternehmen die erforderliche Ladeleistung, die Anzahl AC- und DC-Ladepunkte sowie die nötige Anschlussleistung am jeweiligen Firmenstandort für das Laden der Fahrzeugflotte.

Die Auswahl der passenden Ladepunkte hängt von den unternehmensspezifischen Standzeiten ab, in denen E-Autos ohne Unterbrechung laden können:

AC-Ladepunkte eigenen sich für Fahrzeuge mit längeren Pausen oder für Nachtladung.
DC-Schnelllader sind dort notwendig, wo Fahrzeuge nur kurze Standzeiten haben.
Für die Auswahl der Ladeleistung ist zudem entscheidend, wie viele Fahrzeuge gleichzeitig an einem Ladepunkt laden und wie viele Parkplätze dafür zur Verfügung stehen. Idealerweise sollte ein Fahrzeug schon bei der ersten Ladung des Tages genügend Energie für alle geplanten Fahrten speichern. Das verringert die Notwendigkeit des Nachladens unterwegs.

Um Lastspitzen zu vermeiden, empfiehlt sich zudem ein Lastmanagement-System. Auch die Integration von PV-Anlagen und Batteriespeicher kann Vorteile bringen.

Sobald das Ladekonzept steht, nimmt das Unternehmen eine erste Grobkostenschätzung der benötigten Ladeinfrastruktur vor.

Das Werkzeug «Ladeinfrastruktur im Unternehmen realisieren» bietet weitere Informationen. Ergänzend zum Ladebedarf der Flotte wird dort – sofern relevant – auch der Ladebedarf privater Fahrzeuge von Mitarbeitenden, Besucherinnen und Besuchern sowie Kundinnen und Kunden am Unternehmensstandort berücksichtigt.

Das Tool «Ladebedarfsrechner für Flotten» unterstützt Unternehmen zudem bei der Erstellung eines Ladekonzepts.

Umsetzung

Das Ladekonzept steht – jetzt beginnt die Umsetzung. Eine strukturierte Umstellung der Flotte in definierten Etappen ermöglicht es dem Unternehmen, die Flottenelektrifizierung gezielt zu steuern und nachhaltig zu verankern.

Ein klarer Umsetzungsplan erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten und trägt zu einem effizienten Einsatz der Ressourcen bei.

Zeitpunkt der Umstellung

Der optimale Zeitpunkt für die Umstellung hängt vom Alter der aktuellen Fahrzeuge und von ohnehin anstehenden Ersatzinvestitionen ab. Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen sowie der technologische Reifegrad – etwa verfügbare Reichweiten – beeinflussen ebenfalls das Timing. Oft bietet sich die Elektrifizierung im Rahmen der regulären Flottenerneuerung an.

Etappierung

Für Unternehmen empfiehlt es sich, die Flotte in mehreren Etappen umzustellen. So kann das Unternehmen nach jeder Etappe seine Erfahrungen auswerten und Abläufe optimieren. Das sind die exemplarisch dargestellten Etappen der Elektrifizierung:

Pilotphase/Probelauf: Das Unternehmen stellt 5–10 % der Flotte auf Elektrofahrzeuge um und bindet dabei gezielt engagierte Mitarbeitende ein, die auf planbaren Routen unterwegs sind. Es stellt eine einfache Ladeinfrastruktur zur Verfügung, die zum Beispiel das Laden zu Hause oder langsames Laden am Firmenstandort ermöglicht. Gleichzeitig passt es die internen Richtlinien zur Fahrzeugnutzung an und implementiert transparente Abrechnungssysteme für Privatnutzung und Heimladen.

Rolloutphase 1: Das Unternehmen stellt alle Fahrzeuge am Ende ihrer Haltedauer auf Elektrofahrzeuge um. Es konzentriert sich dabei auf Kurzstreckenfahrzeuge, die regelmässig zum Standort zurückkehren. Ausserdem richtet es die notwendige Ladeinfrastruktur am Firmenstandort ein.

Rolloutphase 2: In dieser Phase stellt das Unternehmen auch Fahrzeuge für mittlere Distanzen und mit kurzen Standzeiten um. Am Firmenstandort werden voraussichtlich Schnell-Ladepunkte nötig, um die Ladezeiten zu verkürzen. Zudem führt das Unternehmen Ladeprioritäten und Buchungssysteme für Poolfahrzeuge und Ladepunkte ein, um die Nutzung effizient zu steuern.

Rolloutphase 3: Die abschliessende Phase betrifft Fahrzeuge mit komplexen Einsatzprofilen, etwa für Langstreckenfahrten, mit kritischen Reichweitenanforderungen oder intensiver privater Nutzung. Hier bezieht das Unternehmen auch öffentlich zugängliche Ladestationen in die Planung ein. Je nach technologischem Fortschritt und Reichweite der Fahrzeuge beginnt diese Phase später.

Idealerweise legt das Unternehmen frühzeitig fest, wie es die Umstellung dokumentieren und evaluieren möchte. Auf diese Weise weiss es von Beginn an, welche relevanten Daten es im Prozess erfassen muss – etwa für den Nachhaltigkeitsbericht oder zur Überprüfung der KPIs, zum Beispiel:

den Anteil elektrifizierter Fahrzeuge,
die eingesparten CO₂-Emissionen,
die betrieblichen Kosten,
den Ausbaugrad und die Nutzung der Ladeinfrastruktur sowie
das Ladeverhalten und die Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Das Unternehmen prüft die gesetzten Umsetzungsziele und wertet die gesammelten Erfahrungen aus. So lassen sich gezielt Optimierungen ableiten und die nächste Etappe effizient vorbereiten. Besonders die Erkenntnisse aus der Pilotphase können den weiteren Ausbau der Flottenelektrifizierung deutlich beschleunigen.

Zudem kann das Unternehmen seine Erfahrungen dokumentieren und daraus Erfolgsfaktoren und mögliche Stolpersteine ableiten. Ebenso wichtig ist eine offene Kommunikation der Ergebnisse an die Mitarbeitenden. Vermittelt ein Unternehmen Fortschritte und Erfolge transparent, etwa in Form einer «Erfolgsgeschichte», kann dies die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die Umstellung stärken.

Change Management

Die Flottenelektrifizierung betrifft nicht nur Fahrzeuge und die Infrastruktur eines Unternehmens, sondern auch die Mitarbeitenden und Prozesse. Ein weitsichtiges Change Management kann die Akzeptanz der Belegschaft für das Vorhaben gezielt stärken.

Bei der Umstellung auf E-Mobilität können Mitarbeitende zunächst Vorbehalte haben – insbesondere dann, wenn sie ihr Geschäftsfahrzeug auch privat nutzen. Umso wichtiger ist es, sie frühzeitig einzubeziehen, regelmässig zu informieren und gezielt zu schulen. Dafür eignen sich beispielsweise Informationsveranstaltungen und Probefahrten. Schulungen zum richtigen Laden und die Einführung in die Nutzung neuer Buchungssysteme helfen, mehr Sicherheit im Umgang mit der neuen Technologie zu gewährleisten.

Umfassende Informationen rund um die Elektromobilität findet das Unternehmen auch bei «Fahr mit dem Strom».

Mögliche Widerstände gegen die Umstellung auf E-Mobilität entstehen in Unternehmen häufig durch Unsicherheiten rund um die Reichweite der Fahrzeuge oder den Ladevorgang. Auch offene Fragen zur Notwendigkeit der Transformation, zu ökologischen Aspekten wie CO₂-Emissionen oder zum Batterierecycling können Bedenken bei der Belegschaft hervorrufen. Neben «Fahr mit dem Strom» liefern die folgenden Unterlagen von EnergieSchweiz hilfreiche Informationen und praktische Hilfestellungen:

Die Studie «Kaufentscheid: Wann es sich lohnt, auf ein Elektroauto umzusteigen» zeigt auf, dass der Umstieg aus Klimasicht sinnvoll ist.
Das Grundlagendokument «Batterien für Elektrofahrzeuge» beantwortet häufig gestellte Fragen zu Batterien und Recycling.
Das Infoblatt «Elektrifizierte Fahrzeugflotten» bietet konkrete praktische Vorschläge zum Umgang mit den häufigsten Vorbehalten bei den Mitarbeitenden.

Zudem lohnt es sich, besonders engagierte und motivierte Mitarbeitende früh in den Prozess einzubinden und als Multiplikatoren zu gewinnen. Wer überzeugt ist, trägt die Botschaft glaubwürdig weiter. Gleichzeitig sollten Unternehmen auch kritische Stimmen einbeziehen. So gelingt eine sachliche Auseinandersetzung mit Bedenken, und Vorbehalte lassen sich gezielt abbauen.

Zu einem vorausschauenden Change Management gehört auch die frühzeitige Implementierung neuer Prozesse und Nutzungsrichtlinien. Das Unternehmen informiert über neue Buchungs- und Dispositionssysteme, damit Mitarbeitende die Fahrzeuge von Beginn an optimal einsetzen.

Zudem empfiehlt es sich, ein Handbuch für Mitarbeitende zu erstellen, das Ladehinweise, Notfallnummern, Tipps für effizientes Fahren sowie eine FAQ-Sammlung enthält.

Nutzerfreundliche Buchungs- und Abrechnungssysteme sowie faire Spesenregelungen für das Laden unterwegs tragen zusätzlich dazu bei, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu stärken.