Wie man als Gemeinde ein partizipatives Budget einführt

Der Geltungsbereich und der Ablauf werden festgelegt.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Welches regulatorische Instrument soll gewählt werden, um den Ablauf des partizipativen Budgets festzulegen? Eine Richtlinie, ein Beschluss der Exekutive, eine Verordnung, …?

Wie werden die ausgewählten Projekte bestimmt? Durch eine Abstimmung (Modell des partizipativen Budgets) oder durch eine Kommission, eine Dienststelle der Gemeindeverwaltung oder die Exekutive (Modell der Projektausschreibung)?

Welche Zulassungs- und Machbarkeitskriterien gelten für die Projekte? Werden Themen festgelegt (zum Beispiel Energie, Klima)? Wird ein Perimeter festgelegt (zum Beispiel ein Quartier)? Sind Projekte zulässig, die künftige Betriebskosten verursachen, oder müssen sie so konzipiert sein, dass sie für die Gemeinde keine dauerhaften Belastungen erzeugen? Wird nur der Start neuer Projekte (oder Teilprojekte) unterstützt, oder sind auch bestehende Projekte förderbar?

Wer kann Projekte einreichen? Die Bevölkerung, Vereine, Unternehmen, politische Gruppierungen?

Woher stammen die eingesetzten Mittel? Aus einem Fonds, aus einem bestehenden Budget, aus einem neuen, von der Exekutive festgelegten und einem von der Legislative genehmigten Kredit?

Welcher Betrag wird bereitgestellt und wie wird er auf die Projekte verteilt? Wird pro Projekt ein Pauschalbetrag oder ein prozentualer Anteil an der Kostenübernahme bis zu einer Obergrenze festgelegt? Wird eine Höchstzahl an förderberechtigten Projekten festgelegt? Ist die Kumulation mit allfälligen weiteren Subventionen des Bundes und der Kantone geregelt?

Wer ist für die Umsetzung der ausgewählten Projekte verantwortlich? Werden die Projekte von ihren Trägerinnen und Trägern umgesetzt, oder kümmert sich die Gemeinde direkt um ihre Umsetzung?

Welche Art von Vereinbarung wird im Fall einer Umsetzung durch die Projektträgerinnen und -träger zwischen der Gemeinde und den subventionsgeförderten Projektträgern abgeschlossen? Handelt es sich um einen Subventionsvertrag oder um ein Subventionsverfahren, wie es in einer allfällig bestehenden Gemeindeverordnung vorgesehen ist?

Welche Voraussetzungen gelten für den Erhalt der Finanzierung? Wie werden die Verantwortlichkeiten festgelegt? Welche Beträge und Auszahlungsbedingungen gelten für das zugesprochene Budget? Welche Nachweise werden erwartet? Welche Regelungen gelten beim Abbruch oder Scheitern des Projekts?

Welche Fristen gelten? Welche Termine gelten für die Veröffentlichung der Unterlagen, für den Start, die Bewerbung, den Abschluss, die Mitteilung des Entscheids, für allfällige Zwischenberichte und für die Frist zur Umsetzung der Projekte?

Tipps

Die bestehenden Rahmenbedingungen können genutzt werden, um bestimmte Kriterien festzulegen.

So stützt sich beispielsweise das partizipative Budget der Stadt Renens auf ihren Klimaplan, um die zulässigen Projektthemen zu bestimmen, während die Stadt Lausanne den Schwerpunkt auf Projekte gelegt hat, die das Quartierleben und das Zusammenleben fördern.

Eine vielfältige Kommunikation sorgt für die Sichtbarkeit des Vorhabens und fördert eine breite Beteiligung der Bevölkerung.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wo sollen die Informationen zum partizipativen Budget gebündelt werden? Auf der Gemeindewebsite, auf einer Partizipationsplattform?

Welche Kanäle werden für den Start und die Bewerbung für die breite Öffentlichkeit genutzt? Über Plakatierung im öffentlichen Raum, einen Newsletter, eine Briefsendung an Einwohnende, die Gemeindezeitung, die sozialen Medien, die Gemeindewebsite?

Welche Multiplikatoren sollen angefragt werden, um die Information zu verbreiten? Können Interessengruppen oder Vereine die Information verbreiten? Welche verwaltungsinternen Akteurinnen und Akteure können als Multiplikatoren dienen?

Tipps

Es kann sinnvoll sein, vorgängig eine Kommunikationsstrategie festzulegen. Um die Beteiligung zu fördern, empfiehlt es sich, einfache und direkte Kommunikationsmittel sowie ein klares Vorgehen zu schaffen.

Dienststellen, die regelmässig Finanzierungsanfragen von lokalen Vereinen erhalten, sind interessante Anlaufstellen.

Die Projekte der Einreichenden werden gesammelt.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Über welchen Kanal können die Projekte eingereicht werden? Erfolgt die Einreichung über eine digitale Lösung (zum Beispiel eine eigene Plattform) oder gibt es eine physische Möglichkeit (zum Beispiel ein Briefkasten oder spezifische Adresse)?

Was muss das Bewerbungsdossier enthalten? Gibt es ein einheitliches Standardformular auszufüllen? Welche zusätzlichen Unterlagen sind einzureichen (Partner, Patenschaften, detailliertes Budget, Rückwärtsplanung usw.)?

Welche Art von Unterstützung wird bei der Projekteinreichung angeboten? Eine Telefon-Hotline, eine digitale Plattform zum Einreichen von Fragen, eine vorgängig festgelegte Begleitgruppe, Fachpersonen vor Ort usw.?

Tipps

Die Stadt Lausanne hat Präsenzsprechstunden organisiert, um Fragen zu beantworten und die Projekteinreichung zu unterstützen. Bestimmte Multiplikatoren, zum Beispiel Quartiervereine, können beim Eingang der Projekte auch eine Rolle spielen.

Die Gemeinde prüft die Einhaltung der Kriterien und die Machbarkeit der eingereichten Projekte.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wer ist damit beauftragt, die technische, rechtliche und finanzielle Machbarkeit der Projekte zu prüfen? Eine bestehende Kommission (zum Beispiel eine Energiekommission oder eine Arbeitsgruppe Klima), eine bestimmte Dienststelle der Gemeindeverwaltung, eine Ad-hoc-Kommission, eine externe beauftragte Stelle?

Wie wird die Konformitätsprüfung der Projekte durchgeführt? Gibt es eine einheitliche Standard-Checkliste, um die Einhaltung der Zulassungskriterien sowie der technischen, rechtlichen und finanziellen Machbarkeitskriterien der Projekte zu prüfen, damit die Bewertung unabhängig von der durchführenden Person oder Dienststelle einheitlich erfolgt?

Soll eine Begleitung vorgesehen werden, um teilweise zulässige Projekte anzupassen oder zu verfeinern? Wenn eine Begleitung als notwendig erachtet wird, wer ist dafür verantwortlich: eine bestehende Kommission, eine bestimmte Gemeindedienststelle, eine Ad-hoc-Kommission, eine externe beauftragte Stelle?

Wer entscheidet letztinstanzlich, welche Projekte für die Auswahlphase zugelassen werden? Eine Jury, eine Dienststelle der Gemeindeverwaltung, die Mitglieder der Exekutive?

Tipp

Um Transparenz und ein gutes Verständnis des Prozesses zu gewährleisten, empfiehlt es sich, der Bevölkerung den Ablauf der Machbarkeitsprüfung und die Bewertungskriterien der Projekte klar zu kommunizieren.

Eine vorgängige Analyse hilft, die Umsetzung von Projekten zu vermeiden, die technisch oder rechtlich nicht realisierbar sind oder der Gemeinde zusätzliche dauerhafte Kosten verursachen. So hat zum Beispiel die Stadt Renens festgelegt, dass die Machbarkeit der Projekte von den betroffenen Gemeindedienststellen geprüft wird und dass die Projektträgerinnen und -träger eingeladen werden können, ihre Projekte zu ergänzen oder erneut vorzustellen.

Die als zulässig und machbar beurteilten Projekte werden für eine Finanzierung ausgewählt.

Modell des partizipativen Budgets (Abstimmung)

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wer kann an der Abstimmung über die Projekte teilnehmen? Alle, nur die Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde, die eingetragenen Stimmberechtigten, die lokal tätigen Vereine und Unternehmen, politische Gruppierungen?

Welche Kanäle werden genutzt, um die Projekte zur Abstimmung vorzulegen? Ein Brief, die Gemeindezeitung, die sozialen Medien, die Gemeindewebsite, eine eigene Plattform, eine eigene Veranstaltung?

Wie wird die Abstimmung organisiert? Können die Abstimmenden mehrere Projekte auswählen? Erfolgt die Abstimmung ausschliesslich online, brieflich, vor Ort oder über eine kombinierte Lösung?

Wie werden die ausgewählten und die nicht berücksichtigten Projekte bekannt gegeben? Online auf der Gemeindewebsite, auf einer eigenen Plattform, mit eigenen Mitteilungen, mit Einschüben in bereits bestehende Mitteilungen, mit einer öffentlichen Veranstaltung?

Modell des Projektaufrufs

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wie geht die Gemeinde bei der Auswahl der Projekte vor? Werden sie von einer bestimmten Gemeindedienststelle, von einer bestehenden Kommission oder von einer Ad-hoc-Jury ausgewählt? Wird über diese von der Exekutive oder von der Legislative abgestimmt?

Werden alle eingegangenen Projekte unabhängig von ihrer Machbarkeit der breiten Öffentlichkeit vorgestellt? Werden die nicht berücksichtigten oder sogar nicht förderfähigen Projekte vorgestellt? Auf welche Weise (vgl. nächste Frage)?

Wie werden die ausgewählten und die nicht berücksichtigten Projekte bekannt gegeben? Online auf der Gemeindewebsite, auf einer eigenen Plattform, mit eigenen Mitteilungen, mit Einschüben in bereits bestehende Mitteilungen, mit einer öffentlichen Veranstaltung? Werden Absagen begründet und Verbesserungsvorschläge formuliert?

Tipp

Das Modell des partizipativen Budgets mit Abstimmung fördert die Beteiligung der Bevölkerung, während das Modell des Projektaufrufs mit gemeindeinterner Auswahl eine bessere Abstimmung mit der bestehenden öffentlichen Politik und ihren Zielen ermöglicht. So werden zum Beispiel in Chalais die zulässigen Projekte der volljährigen Bevölkerung zur Abstimmung vorgelegt (Modell des partizipativen Budgets), während in Montreux die Fachstelle für Nachhaltigkeit die Projekte beurteilt und die Exekutive die Auswahl bestätigt (Modell des Projektaufrufs).

Die ausgewählten Projekte werden begleitet und umgesetzt.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wer ist verantwortlich, wenn die Projekte von der Gemeinde umgesetzt werden? Eine Dienststelle der Gemeindeverwaltung, eine externe beauftragte Stelle?

Soll bei einer Umsetzung durch die Projektträgerinnen und -träger eine administrative oder technische Begleitung während der Umsetzung vorgesehen werden? Wenn ja, wer ist damit beauftragt, sie bereitzustellen? Eine Dienststelle der Gemeindeverwaltung, eine externe beauftragte Stelle? Welche Art von Unterstützung soll sie bieten (Bereitstellung von Daten und Statistiken, von technischem Fachwissen, …)?

Müssen die Projektträgerinnen und -träger oder die für die Umsetzung Verantwortlichen die Gemeinde über den Projektfortschritt informieren, und zu welchen Terminen? Welcher Rahmen ist dafür festgelegt (Termine, Übermittlungsmodalitäten usw.)? Wird eine Vorlage für den Zwischenbericht zur Verfügung gestellt?

Wie wird das Projekt offiziell abgeschlossen? Durch die Abgabe eines Schlussberichts durch die Verantwortlichen (auf Basis einer Berichtsvorlage) und/oder durch das Ausfüllen eines Antragsformulars für die Auszahlung der letzten Subventionstranche?

Tipp

Wenn die Umsetzung durch die Projektträgerinnen und -träger erfolgt, ermöglicht die Unterzeichnung einer Vereinbarung oder eines Vertrags, die Verantwortlichkeiten sowie die Modalitäten der Verwendung und Auszahlung des Budgets verbindlich zu regeln. Eine von der Gemeinde angebotene Begleitung erleichtert die Umsetzung des Projekts, erfordert jedoch zusätzliche Ressourcen.

Kommunikation der Ergebnisse der umgesetzten Projekte an die breite Öffentlichkeit.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wie lassen sich die umgesetzten Projekte gegenüber der Bevölkerung und der breiten Öffentlichkeit präsentieren? Werden sie auf der Website, in der Gemeindezeitung und auf den sozialen Medien der Gemeinde veröffentlicht, über die Medien kommuniziert, der Bevölkerung direkt vor Ort oder im Rahmen einer eigenen Veranstaltung vorgestellt?

Wie lassen sich die eigenen Erfahrungen nutzen, um künftige Durchführungen zu verbessern? Zum Beispiel mithilfe eines Evaluationsformulars für die Verantwortlichen der finanzierten Projekte, für die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung und für alle internen und externen am Prozess beteiligten Personen?

Tipp

Eine transparente Kommunikation über die umgesetzten Projekte macht das Engagement der Gemeinde gegenüber ihrer Bevölkerung und den Interessengruppen sichtbar und trägt so dazu bei, das Vertrauen zu stärken und die Beteiligung bei den folgenden Durchführungen zu fördern.